Должностные обязанности офис-менеджера:

• Осуществление учета рабочего времени (время прихода, время ухода) и передвижения сотрудников в течение дня под роспись сотрудника.
• Принимать телефонные звонки и посетителей в приемной офиса.
• Организация и проведение телефонных переговоров руководителя, запись в его отсутствие полученной информации и доведение до его сведения ее содержания, передача и принятие информации по приемно-переговорным устройствам, а также телефонограмм, своевременно доводить до его сведения информацию, полученную по различным каналам связи.
• Составление писем, запросов, других документов, подготовка ответов авторам писем.
• Составление приказов Организации (по личному составу и по основной деятельности).
• Ведение документации по формированию личных дел сотрудников (наличие анкеты, трудовой книжки, диплома об образовании и др).
• Принимать служебные записки, договора, личные заявления и др.документы от сотрудников на подпись руководителя организации.
• Обработка входящей и исходящей корреспонденции (принимать, регистрировать, переадресовывать).
• Ведение работы с офисным электронным почтовым ящиком (прием, отправка файлов, макетов, писем).
• Осуществление доставки особо важных документов и договоров.
• Своевременное информирование сотрудников об изменениях в режиме рабочего времени (праздничные дни, стафф-митинги и др).
• Обновление списка телефонов и адресов, необходимых подразделению и мобильных телефонов сотрудников.
• Подача объявлений на вакантные должности, сбор документов от соискателей (резюме).
• Организация подготовки документов, материалов, необходимых для ведения переговоров с коммунальными организациями, государственными органами.
• Следить за порядком в офисе. Организовывать работу уборщицы.
• Ведение переговоров по услугам связи (своевременность предоставления счет на оплату, счет фактуры).
• Ведение журнала учета движения путевых листов водителей на каждую поездку.
• Осуществление обеспечения офиса необходимыми канцелярскими принадлежностями, продовольственными и хоз.товарами (заказ, контроль доставки).
• Осуществление подготовки данных для начисления заработной платы (тайм щит, табель учета рабочего времени).
• Сбор первичных отчетов от регионов и подтверждение о получении документа от региона.
• Осуществлять отправку и прием документов из регионов.
• Отвечать за исправное состояние огнетушителей.
• Ведение переговоров с «Kyrgyz Concept» по вопросу бронирования билетов. Обеспечивать тренинги, круглые столы, заседания и совещания канцелярскими принадлежностями, распечатка различных документов, подготовка листа регистрации и регистрация участников.
• Выполнение копировальных, множительных работ по поручению руководителя и бухгалтерии.
• Копирование документов во время проверок по бухгалтерской части, помощь во время проведения инвентаризации.
• Обеспечивать контроль за сохранностью материальных ценностей, находящихся в офисе.
• Координировать завершение работы офиса и подготовки к новому рабочему дню: приведение в порядок служебных помещений, отключение офисного оборудования, бытовых кухонных приборов, освещения.

Внимание: Необходимо представить до 28.01.2018 г. (включительно) на эл.почту: office@coalition.kg: Резюме с фотографией (с указанием вакантной позиции/должности).

Контакты:
Adlet Mamyrov
LTO Coordinator
PU “Coalition For Democracy And Civil Society”
Ryskulova Street, 28/1
Bishkek, Kyrgyzstan
Tel: (+996) 777 900100