Должность офис-менеджер:

  • Location:
  • Salary:
    negotiable
  • Job type:
    Full-time
  • Posted:
    10 months ago
  • Category:
    office manager
  • Deadline:
    January 31, 2020

Должностные обязанности офис-менеджера:

  • Осуществление учета рабочего времени (время прихода, время ухода) и передвижения сотрудников в течение дня под роспись сотрудника.
  • Принимать телефонные звонки и посетителей в приемной офиса.
  • Организация и проведение телефонных переговоров руководителя, запись в его отсутствие полученной информации и доведение до его сведения ее содержания, передача и принятие информации по приемно-переговорным устройствам, а также телефонограмм, своевременно доводить до его сведения информацию, полученную по различным каналам связи.
  • Составление писем, запросов, других документов, подготовка ответов авторам писем.
  • Составление приказов Организации (по личному составу и по основной деятельности).
  • Ведение документации по формированию личных дел сотрудников (наличие анкеты, трудовой книжки, диплома об образовании и др).
  • Принимать служебные записки, договора, личные заявления и др.документы от сотрудников на подпись руководителя организации.
  • Обработка входящей и исходящей корреспонденции (принимать, регистрировать, переадресовывать).
  • Ведение работы с офисным электронным почтовым ящиком (прием, отправка файлов, макетов, писем).
  • Осуществление доставки особо важных документов и договоров.
  • Своевременное информирование сотрудников об изменениях в режиме рабочего времени (праздничные дни, стафф-митинги и др).
  • Обновление списка телефонов и адресов, необходимых подразделению и мобильных телефонов сотрудников.
  • Подача объявлений на вакантные должности, сбор документов от соискателей (резюме).
  • Организация подготовки документов, материалов, необходимых для ведения переговоров с коммунальными организациями, государственными органами.
  • Следить за порядком в офисе. Организовывать работу уборщицы.
  • Ведение переговоров по услугам связи (своевременность предоставления счет на оплату, счет фактуры).
  • Ведение журнала учета движения путевых листов водителей на каждую поездку.
  • Осуществление обеспечения офиса необходимыми канцелярскими принадлежностями, продовольственными и хоз.товарами (заказ, контроль доставки).
  • Осуществление подготовки данных для начисления заработной платы (тайм щит, табель учета рабочего времени).
  • Сбор первичных отчетов от регионов и подтверждение о получении документа от региона.
  • Осуществлять отправку и прием документов из регионов.
  • Отвечать за исправное состояние огнетушителей.
  • Ведение переговоров с «Kyrgyz Concept» по вопросу бронирования билетов. Обеспечивать тренинги, круглые столы, заседания и совещания канцелярскими принадлежностями, распечатка различных документов, подготовка листа регистрации и регистрация участников.
  • Выполнение копировальных, множительных работ по поручению руководителя и бухгалтерии.
  • Копирование документов во время проверок по бухгалтерской части, помощь во время проведения инвентаризации.
  • Обеспечивать контроль за сохранностью материальных ценностей, находящихся в офисе.
  • Координировать завершение работы офиса и подготовки к новому рабочему дню: приведение в порядок служебных помещений, отключение офисного оборудования, бытовых кухонных приборов, освещения.

Внимание: Необходимо представить до 28.01.2018 г. (включительно) на эл.почту: office@coalition.kg: Резюме с фотографией (с указанием вакантной позиции/должности).

 

Контакты:
Adlet Mamyrov
LTO Coordinator
PU “Coalition For Democracy And Civil Society”
Ryskulova Street, 28/1
Bishkek, Kyrgyzstan
Tel: (+996) 777 900100